英語メールの書き方

ライティングと言っても、大きく2つに分かれるかと思います。一つは、ビジネスや個人的な用件で、メールなどの短い文章を書くもの。二つ目は、学生や試験を受ける人など特定の目的で勉強をしている人が、エッセイやレポートなどの長文を書く場合です。

今回はメールの文章について書いてみたいと思います。

私の場合は、最初に就いた仕事が英語を必要とする仕事だったので、英語でのメールのやりとりをよくしました。最初は手探り状態でしたが、失礼なことさえ書かないで、言いたいことを簡潔に表現すれば大丈夫と割り切って、特別なことはせずにメールのやりとりをしていました。そのうち、相手側(ネイティブ)の返信から「これは○○の時に使えるな」と思うような表現が出てきて、ビジネスの場でのメール英語表現を学びました。

 

ライティングを習得するコツとは?

 

ライティング

 

そういった学習の仕方では不安だ、と言う方は、「ビジネス場面におけるメール表現」に関する本が沢山出版されていますので、そういった本で勉強するもの一つの手だと思います。本で勉強する時に気をつけたいのが、「○○の場合は、△△と言い方をする」というのを、あまり型どおりに捉えないことです。日本語でもそうですが、言いたいことを伝える表現は幾つもあります。本を読んで、ビジネス英語ではこういう表現をするのだな、という全体的な感じをつかむのが大事です。本に、自分が使いたいぴったりのシチュエーションが載っていなくても、本に載っている表現を応用しましょう。

例えば、I’d appreciate it if you could rely by Monday.(月曜日までに返信してもらえると幸いです。) という表現があったら、なにかをしてもらう時の(事前の)お礼は、I appreciate を使うのだな、ということが分かります。そうすれば、文書の最後に、I appreciate your comments.(コメントを頂けると幸いです。) とか I appreciate your early response.(なるべく早くお返事を頂けると幸いです。) などと使い回しできます。

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メールのやり取りから学ぶライティング

 

宛先ですが、イギリス圏では、親しい人でも、名前の前にDearをつけて、「Dear Hanako,」とすることが多いですが、アメリカ圏では、ビジネスのメールであっても、初対面であっても、いきなり「Hanako,」 と書き出すことが多いです。こちらから、最初にメールを出すときは、Dearをつけて出して、相手がどのように返信してくるかをみて、臨機応変に対応しましょう。

 

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また、本題を書き出す前に、How are you doing?I hope you are well. など相手をいたわる言葉を入れて、ワンクッション置くことも大切です。

本文に入ったら、簡潔に趣旨を書きましょう。単刀直入で構いませんが、失礼にはならないようにしましょう。

最後に、締めの一言として、I am looking forward to your feedback.など、相手が気持ちよく返信できる一言を添えましょう。

ビジネス場面でのメールと違って、友人同士のメールは比較的リラックスして出来ると思います。会話の延長みたいなものです。但し、英語のメールは顔文字が独特です。笑っている場合は、:)(顔を45度傾けて見てみて下さい)です。怒っている時、不満な時は反対に、:( です。lol(laughed out loud)やOMG (Oh my God)などの略語も多く使われます。

ビジネスの場でも私的な場でも、相手に失礼になる表現を使わない、なるべく簡潔に書く、ということを念頭に置いておけば、そんなにナーヴァスになるものでもありません。
臆することなくメールを沢山書いて、ネイティブからの返信で多くを学びましょう。

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